IP-Telefonanlage-Integration

Warteschleifenmusik / personalisierte Funktion

Bei eingehenden Anrufen gibt es verschiedene Möglichkeiten der Verwaltung.

Zum Beispiel: Ein Anruf kommt von außen, aber die Person bzw. Personen, an die er weitergeleitet werden soll, sind besetzt.

Das Besetztzeichen abzuspielen gehört längst der Vergangenheit an. Der Anruf wird angenommen, und während der Wartezeit wird statt tiefer Stille Musik abgespielt.

Während des Wartens kann auch eine personalisierte Nachricht eingespielt werden.

Zum Beispiel: „Sie sind der Zweite in der Warteschleife. Wir bitten um Entschuldigung für die Wartezeit, Ihr Anruf wird so schnell wie möglich an einen verfügbaren Mitarbeiter weitergeleitet.“

Anpassung an die Geschäftszeiten

Die Arbeitszeiten vieler Büros unterscheiden sich zwischen Werktagen und Wochenenden.

Mit modernen, verwaltbaren und intelligenten IP-Telefonanlagen können Sie die Programmierung an Ihre Arbeitszeiten anpassen.

Ab der Uhrzeit, zu der Ihre Arbeit beginnt, nimmt das System Anrufe entgegen und verbindet sie mit der zuständigen Person bzw. Nebenstelle.

Auf Wunsch können Sie für jeden Tag separate Zeitfenster programmieren.

Begrüßungs- und Außerhalb-der-Geschäftszeiten-Ansage

Stellen Sie sich vor, Sie rufen ein Unternehmen an. Es klingelt, dann meldet sich ein Mitarbeiter mit „Hallo“. In diesem Moment haben Sie viele Fragen, etwa: „Bin ich hier richtig?“ Zuerst versuchen Sie herauszufinden, wo Sie gelandet sind, dann erklären Sie, wer Sie sind und mit wem Sie sprechen möchten. Neben der Zeit, die dieses kurze Gespräch kostet, sollten Sie bedenken, welchen Eindruck das Unternehmen dabei hinterlässt.

Die Person, die den Anruf entgegennimmt, ist das Gesicht des Unternehmens. Viele Firmen verlieren an dieser Stelle unbemerkt Chancen.

Mit einer Begrüßungsansage und einer Außerhalb-der-Geschäftszeiten-Ansage erleichtern Sie es Anrufern, die richtige Person zu erreichen, und steuern den Telefonverkehr Ihres Büros effektiv.

„Willkommen bei (Firma). Wenn Sie die Durchwahl kennen, geben Sie diese bitte ein. Andernfalls drücken Sie für (Abteilung) die 1, für (Abteilung) die 2, für (Abteilung) die 3 und für die Vermittlung die 0.“

Und was geschieht mit Anrufern, die Sie außerhalb der Geschäftszeiten anrufen?

Auch sie hören eine von Ihnen festgelegte Nachricht, die sie höflich darüber informiert, dass Sie gerade nicht erreichbar sind.

„Vielen Dank, dass Sie (Firma) angerufen haben. Unser Unternehmen ist derzeit außerhalb der Geschäftszeiten. Sie erreichen uns werktags von 09:00 bis 18:00 Uhr sowie samstags von 09:00 bis 14:00 Uhr. Vielen Dank.“

Sobald Sie wieder im Dienst sind, können Sie den Bericht über die außerhalb der Geschäftszeiten eingegangenen Anrufe abrufen und die Anrufer auf Wunsch per Rückruf erreichen.