Stellen Sie sich vor, Sie rufen bei einem Unternehmen an, es klingelt, und dann meldet sich ein Mitarbeiter mit „Hallo“. In diesem Moment haben Sie viele Fragen. „Bin ich hier richtig?“ steht dabei ganz vorne. Zuerst versuchen Sie herauszufinden, wo Sie gelandet sind, dann erklären Sie, wer Sie sind und mit wem Sie sprechen möchten. Für ein kurzes Gespräch investieren Sie Zeit, und dazu kommt der Eindruck, den das Unternehmen nach diesem Anruf bei Ihnen hinterlässt.
Die Person, die den Anruf entgegennimmt, ist eigentlich das Gesicht des Unternehmens. Viele Organisationen verlieren an dieser Stelle, ohne es zu bemerken, Chancen.
Mit einer Begrüßungsansage und einer Ansage außerhalb der Geschäftszeiten werden eingehende Anrufe beantwortet und weitergeleitet. So erreicht der Anrufer schneller die richtige Person, und Sie steuern das Telefonaufkommen in Ihrem Büro wirksam.
(Firma) willkommen. Wenn Sie die Durchwahl kennen, wählen Sie bitte diese. Wenn nicht, drücken Sie für (Abteilung) die 1, für (Abteilung) die 2, für (Abteilung) die 3, und für die Zentrale bitte die 0.
Und was geschieht mit Anrufern, die Sie außerhalb der Geschäftszeiten anrufen?
Auch ihnen können Sie eine Nachricht vorspielen, die Sie festlegen, und so höflich mitteilen, dass Sie gerade außerhalb der Geschäftszeiten erreichbar sind.
(Firma), vielen Dank für Ihren Anruf. Unser Unternehmen ist derzeit außerhalb der Geschäftszeiten. Sie erreichen uns werktags von 09:00 bis 18:00 Uhr und samstags von 09:00 bis 14:00 Uhr. Vielen Dank.
Sobald Ihre Arbeitszeit beginnt, können Sie einen Bericht über die außerhalb der Geschäftszeiten eingegangenen Anrufe abrufen und auf Wunsch per Rückruf reagieren.